O minimalismo no trabalho

Nesta partilha falamos sobre como aplicar o minimalismo no trabalho para que possas ser mais produtiva e eficiente sem te sentires sobrecarregada.

Vamos conversar?

Vivemos numa época em que a tecnologia e a informação estão disponíveis em todos os lugares, a todo momento. Assim sendo, é natural as nossas vidas profissionais ficarem sobrecarregadas de informação, papéis, e-mails e afins, que acabam por atrapalhar a nossa produtividade e eficiência. É aí que entra o minimalismo no escritório.

Esta é uma abordagem de organização e gestão que permite que sejas mais produtiva e eficiente, ao mesmo tempo em que reduz o estresse e o caos na tua rotina diária. Tem a ver com te desfazeres do excesso e te concentrares no que realmente importa.

1. Menos é mais

Para seguires o minimalismo no escritório, é preciso começares por fazer uma limpeza completa na tua mesa, armários e gavetas. Deita fora papéis desnecessários, materiais de escritório que não usas mais e outros artigos que estão apenas a ocupar espaço. Mantém o que é essencial e que realmente precisas para fazer o teu trabalho.

Além disso, é importante criares um sistema de organização eficaz. Utiliza pastas, etiquetas e outros métodos que te ajudem a categorizar e organizar o teu trabalho. Dessa forma, terás acesso rápido e fácil às informações que precisas, sem precisares de perder tempo à procura delas.

• Utiliza um único bloco de notas ou aplicativo para tomar notas em vez de ter vários cadernos ou pedaços de papel espalhados pela tua mesa.

• Reduz a quantidade de itens de decoração na tua mesa, como porta-canetas, porta-retratos e outros objetos decorativos. Em vez disso, escolhe um ou dois itens que realmente te inspirem e te ajudem a manter-te motivado.

• Digitaliza documentos e arquivos importantes em vez de manter pilhas de papel em tua mesa. Dessa forma, podes acessá-los facilmente a qualquer momento, sem precisares de procurá-los na tua mesa ou armários.

• Utiliza um sistema de armazenamento em nuvem para guardar arquivos importantes, em vez de manter cópias físicas na tua mesa ou armários.

• Utiliza um calendário online para acompanhares as tuas tarefas e compromissos em vez de manteres uma agenda física. Dessa forma, podes acessá-los em qualquer lugar e a qualquer momento.

• Utiliza um sistema de classificação de email para manteres a tua caixa de entrada organizada e livre de mensagens desnecessárias. Configura pastas para categorizares as mensagens por remetente, assunto ou prioridade.

• Utiliza um aplicativo de gestão de tarefas para te manteres organizada e garantires que não te esqueces de nenhuma tarefa importante.

2. Dizer não

Dizer “não” pode ser uma tarefa difícil, especialmente no ambiente de trabalho, onde muitas vezes queremos agradar os outros e manter uma boa relação com os colegas de trabalho. No entanto, saber dizer “não” de forma educada e assertiva pode ser a chave para termos uma vida profissional mais equilibrada e satisfatória.

A primeira dica para dizer “não” no escritório é seres honesta. Se não tens tempo ou não te sentes confortável em assumir uma determinada tarefa, é importante seres sincera e explicares os motivos para a tua recusa / ou indisponibilidade. Sê clara e objetiva, sem tentares inventar desculpas ou justificações.

Além disso, é importante te lembrares que dizer “não” não significa ser rude ou insensível. É possível recusares uma tarefa de forma educada e respeitadora, oferecendo alternativas ou sugestões para quem a solicitou.

• “Lamento, mas não tenho disponibilidade para assumir essa tarefa agora, pois já tenho uma grande carga de trabalho. Seria possível falarmos sobre uma nova data limite ou encontrar outra pessoa para assumir essa responsabilidade?”

• “Agradeço a oportunidade, mas não acho que seja a melhor pessoa para assumir esta tarefa, pois não tenho experiência suficiente nesta área. Talvez possamos encontrar alguém mais adequado para esta função?”

• “Entendo que esta tarefa seja importante, mas no momento não tenho tempo disponível para me dedicar a ela. Seria possível adiar esta tarefa ou encontrar outra pessoa para a assumir?”

• “Lamento, mas não me sinto confortável em assumir esta tarefa, pois envolve uma grande responsabilidade que não estou preparada para assumir. Seria possível encontrar outra pessoa mais experiente para esta função?”

• “Compreendo a importância desta tarefa, mas infelizmente não posso assumi-la agora devido a outras prioridades com que estou a lidar. Talvez possamos encontrar outra pessoa disponível para assumir esta responsabilidade?”

• “Agradeço a confiança em mim, mas infelizmente não tenho as capacilidades necessárias para assumir esta tarefa. Seria possível encontrar outra pessoa mais capacitada para esta função?”

3. Priorizar

Outra dica importante é aprenderes a priorizar. É comum que no ambiente de trabalho sejam solicitadas muitas tarefas e projetos, mas nem todas são realmente importantes ou urgentes. Aprende a avaliar a importância e a urgência de cada tarefa e prioriza as que são realmente necessárias para o teu trabalho.

Além disso, é importante que saibas dizer “não” a tarefas que não estão dentro do teu âmbito de ação. Se estiverem a pedir-te para realizar algo que não é da tua responsabilidade, é importante que recuses educadamente e indiques quem seria a pessoa mais indicada para realizá-la.

Por fim, é importante te lembrares que dizer “não” é uma habilidade que pode ser aprimorada com o tempo. Começa aos poucos, aprendendo a recusar tarefas que não são essenciais e, aos poucos ,te sentirás mais confortável em dizer “não” de forma assertiva e respeitadora.

Ao aprenderes a dizer “não”  no escritório (aos colegas e às tarefas adequadas), poderás ter uma vida profissional mais equilibrada e satisfatória, ao mesmo tempo que mantém boas relações com seus colegas de trabalho. Lembra-te que a comunicação clara e educada, com respeito, é a chave para manter uma boa convivência no ambiente de trabalho.

4. Ajustar a rotina

Por fim, é importante criar uma rotina de trabalho que seja realista e sustentável. Não tentes fazer tudo de uma vez ou sobrecarregares-te com muitas tarefas. Aprende a gerir o teu tempo de forma eficaz, estabelecendo prazos e metas realistas para ti.

Ao aplicares o minimalismo no trabalho, podes descobrir que te tornas mais produtiva e eficiente, ao mesmo tempo que reduzes o estresse e a sobrecarga na tua rotina diária. E assim, podes concentrar-te no que realmente importa e alcançar os teus objetivos profissionais de forma mais eficaz e satisfatória.