Assumindo o controlo do email

A proposta desta semana é assumirmos o controlo do email para simplificarmos um pouco mais a nossa vida. E digo assumirmos porque esta é uma daquelas áreas em que eu própria continuo a ter trabalho para fazer. 😄

O email é uma ferramenta fantástica. O problema começa quando a caixa de entrada deixa de ser apenas o lugar onde chegam as mensagens novas e se transforma numa espécie de arquivo histórico de tudo aquilo que alguma vez recebemos na vida.

E eu tenho alguma tendência para isso. Daí os emails aparecerem tantas vezes no meu destralhe digital semanal.

A caixa de entrada é uma porta de entrada

Para esta reflexão fui recuperar uma publicação do blog Minimalizo, que tinha guardada há já algum tempo, precisamente sobre como manter os emails sob controlo.

Uma das ideias que mais me interessa é muito simples: a caixa de entrada deveria ser um lugar de passagem. Uma mensagem chega e nós decidimos o que fazer com ela. Apagar, responder, arquivar, delegar ou transformar numa tarefa que precisa de uma ação posterior.

Aquilo que talvez não ajude muito é fazer o que tão facilmente fazemos: “Depois vejo isto.”

E assim nasce mais um habitante permanente da caixa de entrada. 😄

Decidir uma coisa de cada vez

A proposta cruza-se também com uma ideia do Zen to Done, de Leo Babauta: pegar numa coisa de cada vez e decidir o que fazer com ela.

Em vez de abrirmos uma mensagem, fecharmos, passarmos para outra, voltarmos à primeira três dias depois e continuarmos sem tomar qualquer decisão, procuramos processá-la.

Se não precisamos dela, apagamos. Se a resposta demora muito pouco tempo, respondemos. Se queremos conservar a informação, arquivamos de uma forma que nos permita encontrá-la novamente. Se exige uma ação que não podemos fazer naquele momento, registamo-la onde gerimos as nossas tarefas.

Parece simples.

A parte menos simples é transformar isto num hábito. 😉

Pastas, marcadores… ou aquilo que funcionar

Podemos utilizar marcadores, pastas, categorias ou outro sistema qualquer.

Eu própria utilizo diferentes contas e prefiro gerir o email através do Outlook, recorrendo sobretudo a pastas. Mas talvez o sistema específico seja menos importante do que aquilo que fazemos com ele. Porque podemos criar uma estrutura absolutamente maravilhosa, com dezenas de pastas perfeitamente identificadas e depois nunca colocar lá nada.

O objetivo não é construir o sistema de email perfeito.

É conseguirmos encontrar aquilo de que precisamos e impedir que milhares de mensagens sem qualquer utilidade continuem indefinidamente a ocupar espaço e atenção.

Um bocadinho de cada vez

Outra ideia desta proposta de que gosto é não tentar necessariamente organizar anos de email de uma só vez.

Quando temos milhares de mensagens acumuladas, só de imaginar a tarefa podemos desistir antes de começar. Podemos separar o que ficou para trás e começar simplesmente a criar um novo hábito a partir de agora, regressando ao arquivo antigo aos poucos.

É precisamente isso que continuo a tentar fazer.

No vídeo partilho esta estratégia para manter o email sob controlo, aquilo que já experimentei, o que funciona melhor ou pior comigo e algumas das ideias que quero passar a aplicar.

E, como habitualmente nestas partilhas, mostro ainda o meu destralhe semanal, tanto das coisas que saíram de casa como do mundo digital. Porque também há tralha que não ocupa espaço nas nossas prateleiras.

Às vezes está toda muito bem arrumadinha numa caixa chamada: Inbox (6847). 😄

#rumoaominimalismo
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#terçaminimalista
#ideiasdafia